Thema 2: Gestroomlijnd Samenwerken

Versie door Jgortmaker (overleg | bijdragen) op 26 mei 2023 om 14:19 (Updating SemanticInlineComment data slot)
(wijz) ← Oudere versie | Huidige versie (wijz) | Nieuwere versie → (wijz)
thema 2- gestroomlijnd samenwerken


De migratieketen bestaat uit een aantal ketenpartners die elk hun eigen processen en deelprocessen uitvoeren voor de vreemdeling. Denk aan behandelen van een asielaanvraag door de IND; het uitvoeren van het I&R-(deel)proces door de Politie en het opvangen van asielzoekers door de COA. Zeker in de kleine keten, maar ook breder geldt dat deze processen vaak afhankelijk zijn van elkaar. Opvangsoort (POL, COL, AZC) verandert naar gelang de asielprocedure, een uitzetting kan soms pas doorgaan als de uitspraak door de Raad van State is geweest, als het identificatie & registratieproces stokt, dan stokt ook de verdere doorstroom in het asielproces en de opvang.

Het is een uitdaging om voldoende doorstroming (oftewel ‘flow’) in de keten te krijgen, zodat de vreemdelingen zonder opstopping door de verschillende processen ‘stromen’. Zo worden doorlooptijden verkort, gaat de doelmatigheid omhoog en de foutenlast omlaag. Met name in het asielproces, met variabele instroom en soms stokkende uitstroom is dit van belang. Dit is een bekend principe uit de logistiek, waarbij ‘tussenvoorraden’ tussen de verschillende (deel)processen worden voorkomen en er bijvoorbeeld met een “pull-systematiek” (“kanban”) in de keten wordt gewerkt. Met dien verstande dat we het hier wel over mensen hebben en de menselijke maat te allen tijde belangrijk blijft.

Deze ketenarchitectuur gaat echter niet over de bedrijfsvoering van de ketenpartners, maar over de samenwerking in de keten. Daarom kiezen we bij dit thema voor een meer decentrale insteek op basis van het delen van informatie. Deze vorm van regie past beter bij de inrichting en aansturing van de keten met daarin de nadruk op de eigen verantwoordelijkheid van de ketenpartners. Door optimaal gegevens te delen tussen de ketenpartners over de (status van) processen en de vreemdelingen, ook op geaggregeerd niveau, werken we een van de belangrijkste belemmeringen om tot een goede flow in de keten te kunnen komen weg. Op de juiste manier acteren op deze informatie is dan een verantwoordelijkheid van de individuele ketenpartners zelf.

Het doel ‘Grip op migratie’ heeft een afwijkende kleur. Dit komt omdat deze niet rechtstreeks uit het overzicht van businessuitdagingen bij de ketenpartners, maar uit het regeerakkoord komt.


Onderstaande figuur toont schematisch de principes bij dit thema (zie de legenda voor uitleg).


Goal Complexiteitsreductie Goal Grip op migratie Goal Digitale weerbaarheid Goal Snelheid digitalisering omhoog Goal Hergebruik gegevens eenvoudiger Goal Beter uitwisselen proces en planningsgegevens Goal Redundantie Goal Real-time inzicht in ketengegevens Goal Ontkoppeling in aansluiting De migratieketen bestaat uit een aantal ketenpartners die elk hun eigen processen en deelprocessen uitvoeren voor de vreemdeling. Denk aan behandelen van een asielaanvraag door de IND; het uitvoeren van het I&R-(deel)proces door de Politie en het opvangen van asielzoekers door de COA. Zeker in de kleine keten, maar ook breder geldt dat deze processen vaak afhankelijk zijn van elkaar. Opvangsoort (POL, COL, AZC) verandert naar gelang de asielprocedure, een uitzetting kan soms pas doorgaan als de uitspraak door de Raad van State is geweest, als het identificatie & registratieproces stokt, dan stokt ook de verdere doorstroom in het asielproces en de opvang. Het is een uitdaging om voldoende doorstroming (oftewel ‘flow’) in de keten te krijgen, zodat de vreemdelingen zonder opstopping door de verschillende processen ‘stromen’. Zo worden doorlooptijden verkort, gaat de doelmatigheid omhoog en de foutenlast omlaag. Met name in het asielproces, met variabele instroom en soms stokkende uitstroom is dit van belang. Dit is een bekend principe uit de logistiek, waarbij ‘tussenvoorraden’ tussen de verschillende (deel)processen worden voorkomen en er bijvoorbeeld met een “pull-systematiek” (“kanban”) in de keten wordt gewerkt. Met dien verstande dat we het hier wel over mensen hebben en de menselijke maat te allen tijde belangrijk blijft. Deze ketenarchitectuur gaat echter niet over de bedrijfsvoering van de ketenpartners, maar over de samenwerking in de keten. Daarom kiezen we bij dit thema voor een meer decentrale insteek op basis van het delen van informatie. Deze vorm van regie past beter bij de inrichting en aansturing van de keten met daarin de nadruk op de eigen verantwoordelijkheid van de ketenpartners. Door optimaal gegevens te delen tussen de ketenpartners over de (status van) processen en de vreemdelingen, ook op geaggregeerd niveau, werken we een van de belangrijkste belemmeringen om tot een goede flow in de keten te kunnen komen weg. Op de juiste manier acteren op deze informatie is dan een verantwoordelijkheid van de individuele ketenpartners zelf. Het doel ‘Grip op migratie’ heeft een afwijkende kleur. Dit komt omdat deze niet rechtstreeks uit het [[overzicht van businessuitdagingen bij de ketenpartners]], maar uit het regeerakkoord komt. (Grouping) Thema 2: Gestroomlijnd Samenwerken In een keten waarbij partijen samenwerken, kan een verstoring in een ketenvoorziening of in de informatieverstrekking door een ketenpartner een grote impact hebben op de andere partners in de keten. Dit kan nooit helemaal voorkomen worden. We moeten in de migratieketen echter proberen te voorkomen dat een verstoring in een ketenvoorziening of bij één bepaalde ketenpartner of ketenvoorziening impact heeft op alle ketenpartners en daarmee de hele keten stil legt. Het is dus nodig dit aspect mee te nemen in het ontwerp en inrichting van ketenvoorzieningen en informatie-uitwisselingen in de keten. Hierdoor zorgen we voor een robuuste keteninformatievoorziening. (Principle) De keteninformatievoorziening is robuust Hoewel de migratieketen een ingeburgerd begrip is, zijn we een netwerk van onafhankelijke organisaties, elk verantwoordelijk voor hun eigen taken, doelen en bedrijfsprocessen. Wel werken we samen “in de keten”, maar het grootste deel van de verantwoordelijkheden, zo niet alle, ligt bij een aanwijsbare individuele organisaties. De keten levert ook geen diensten aan de vreemdeling. Dat doen de individuele ketenpartners. Maar ook wanneer twee of meer ketenpartners samenwerken in een bedrijfsproces, betekent dat niet dat er een gedeelde verantwoordelijkheid is. Er altijd een aanwijsbare verantwoordelijke voor elk bedrijfsproces. Het is wel de gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle ketenpartners om goede afspraken te maken over de onderlinge afhankelijkheden tussen de bedrijfsprocessen. Hierbij moet worden gestreefd naar ‘minimale’, maar goed gedefinieerde wederzijdse afhankelijkheden, op basis van vooraf gestandaardiseerde diensten of gebeurtenissen. De bijdrage van de andere ketenpartner aan een bedrijfsproces kan bijvoorbeeld worden beschouwd en aangestuurd als het afnemen van een dienst. Of een gebeurtenis uit het een bedrijfsproces vormt een trigger voor een ander bedrijfsproces. Hierdoor neemt de wendbaarheid en robuustheid van de keten toe. (Principle) Het beheersen van de wederzijdse afhankelijkheid is een gezamenlijke plicht Door adequaat gegevens te delen tussen ketenpartners, zorgen we dat de juiste gegevens op het juiste moment beschikbaar zijn en werken we één van de belangrijkste belemmeringen voor het gestroomlijnd kunnen samenwerken weg. Met ‘benodigd’ wordt bedoeld dat de op te vragen gegevens (aantoonbaar) benodigd zijn in het vragende proces; dat hiervoor doelbinding is vanuit het opvragende proces en dat er niet teveel en geen overbodige gegevens opgevraagd worden (dataminimalisatie). Met ‘het juiste moment’ wordt bedoeld dat de gegevens direct wanneer nodig opgevraagd kunnen worden bij een andere ketenpartner of ketenvoorziening. Dit stelt enerzijds eisen aan het mechanisme om gegevens uit te kunnen wisselen, maar vereist anderzijds ook een bredere verandering in de samenwerking, waarbij we in de keten toewerken naar gegevensdeling ‘by design’. Dit betekent dat we bij het realiseren van de opslag van relevante gegevens voor eigen gebruik direct al rekening houden met het toekomstig kunnen delen hiervan. Door deze gegevens goed te standaardiseren en beschrijven, zodat ze middels een catalogus naar de keten gepubliceerd kunnen worden, wordt de drempel voor het hergebruik van gegevens door andere ketenpartners binnen de keten (mits deze beschikken over de juiste doelbinding) verlaagd. (Principle) De benodigde informatie is op het juiste moment beschikbaar Dit principe geeft aan dat er informatie vergaard en geaggregeerd wordt ten behoeve van de tactische- en strategische stuurinformatie voor de keten. Dit kent meerdere vormen. Het doel is de informatievoorziening ten behoeve van ketenbrede vraagstukken. Ketenpartners kunnen deze informatie ook gebruiken voor de sturing op de eigen bedrijfsprocessen. Deze managementinformatie moet worden gegenereerd op basis van de gegevens uit de bronsystemen. Dit kan enerzijds in de vorm van enkele voorgedefiniëerde informatieproducten (op basis van de behoefte) en anderzijds door een omgeving met geanonimiseerde informatie (datawarehouse) waarmee maatwerk rapportages gemaakt kunnen worden. Het is van belang dat de informatieproducten worden gemaakt op basis van gegevens die uit de bron betrokken worden, met zo weinig mogelijk, transparante bewerkingsslagen er tussen. Ook voor het data warehouse is het werken volgens de geest van het principe ‘data bij de bron’ belangrijk; dwz. dat het warehouse word ingericht en gebruikt als ‘middel’ om de brongegevens te ontsluiten. Omwille van privacy is sturingsinformatie niet herleidbaar naar natuurlijke personen. Tevens is het niet het doel om deze data in te zetten voor operationele doeleinden. (Principle) De keten meet wat nodig is voor sturing over de keten Goal Ontkoppeling proces en gegevens RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship Deze svg is op 25-04-2024 11:45:15 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 25-04-2024 11:45:15 CEST




   
   
   
   
   

   
   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

Principes onder dit thema

Onder dit thema vallen de volgende principes. Elk principe wordt kort toegelicht in termen van rationale, implicaties en aandachtspunten.


2A Principe2A.png De benodigde informatie is op het juiste moment beschikbaar
Toelichting Door adequaat gegevens te delen tussen ketenpartners, zorgen we dat de juiste gegevens op het juiste moment beschikbaar zijn en werken we één van de belangrijkste belemmeringen voor het gestroomlijnd kunnen samenwerken weg. Met ‘benodigd’ wordt bedoeld dat de op te vragen gegevens (aantoonbaar) benodigd zijn in het vragende proces; dat hiervoor doelbinding is vanuit het opvragende proces en dat er niet teveel en geen overbodige gegevens opgevraagd worden (dataminimalisatie). Met ‘het juiste moment’ wordt bedoeld dat de gegevens direct wanneer nodig opgevraagd kunnen worden bij een andere ketenpartner of ketenvoorziening. Dit stelt enerzijds eisen aan het mechanisme om gegevens uit te kunnen wisselen, maar vereist anderzijds ook een bredere verandering in de samenwerking, waarbij we in de keten toewerken naar gegevensdeling ‘by design’. Dit betekent dat we bij het realiseren van de opslag van relevante gegevens voor eigen gebruik direct al rekening houden met het toekomstig kunnen delen hiervan. Door deze gegevens goed te standaardiseren en beschrijven, zodat ze middels een catalogus naar de keten gepubliceerd kunnen worden, wordt de drempel voor het hergebruik van gegevens door andere ketenpartners binnen de keten (mits deze beschikken over de juiste doelbinding) verlaagd.
Rationale Door informatie over de vreemdelingen en op de koppelvlakken over de processen bij de andere ketenpartners adequaat met elkaar te delen, werken we belemmeringen weg en stellen we alle ketenpartners in staat om zo efficiënt en effectief het werk te kunnen voorspellen, inplannen en uitvoeren. Het delen van gegevens tussen ketenpartners blijft een vraag-antwoord dialoog. (Dit is vergelijkbaar met wat er momenteel overheidsbreed wordt uitgewerkt en beproefd in het Federatief Datastelsel. Bedoeling van dit principe is deze dialoog zoveel mogelijk te faciliteren. Dit enerzijds door te zorgen dat de vragende partij niet teveel vraagt en al aangeeft op basis van welke grondslag de gegevens worden opgevraagd. En anderzijds dat de aanbiedende partij in veel gevallen al rekening heeft gehouden met het kunnen delen ervan.
Implicaties
  • Het bestaan van de verschillende soorten gegevens in de keten is bekend en het is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.
  • Het is duidelijk (bijvoorbeeld dmv. een stelsel van verbonden catalogi) welke gegevens binnen de keten waar (bij welke ketenpartner) beschikbaar zijn.
  • Er is een generiek mechanisme om gegevens bij andere ketenpartners op te vragen. Hier door kan het gebruik van nieuwe gegevens met minimale menselijke tussenkomst gerealiseerd worden.
  • Er is een mechanisme beschikbaar om per (soort) gegevensdeling de doelbinding te kunnen vastleggen en controleren
  • De keten maakt enkele nadere afspraken zodat het opvragen van gegevens op uniforme wijze kan verlopen en het antwoord voorspelbaar is.
Aandachtspunten
  • De term “vreemdelingenbeeld” (zie ook BSA5) hebben we in dit principe laten vervallen. Dat ging als begrip een eigen leven leiden en werd soms een doel op zich; niet een middel. Doel is (medewerkers) bij ketenpartners adequaat te informeren zodat zij hun werk goed kunnen uitvoeren. Bovendien is het delen van gegevens middels één generiek vreemdelingenbeeld niet meer in lijn met eisen rondom privacy-by-design.
  • Het gaat in dit principe (in aanvulling op principe 1B) ook deels over (proces)informatie die niet zomaar voor de vreemdeling beschikbaar is, maar bijvoorbeeld voor het plannen of voorspellen van processen.


2B Principe2B.png Het beheersen van de wederzijdse afhankelijkheid is een gezamenlijke plicht
Toelichting Hoewel de migratieketen een ingeburgerd begrip is, zijn we een netwerk van onafhankelijke organisaties, elk verantwoordelijk voor hun eigen taken, doelen en bedrijfsprocessen. Wel werken we samen “in de keten”, maar het grootste deel van de verantwoordelijkheden, zo niet alle, ligt bij een aanwijsbare individuele organisaties. De keten levert ook geen diensten aan de vreemdeling. Dat doen de individuele ketenpartners.

Maar ook wanneer twee of meer ketenpartners samenwerken in een bedrijfsproces, betekent dat niet dat er een gedeelde verantwoordelijkheid is. Er altijd een aanwijsbare verantwoordelijke voor elk bedrijfsproces.

Het is wel de gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle ketenpartners om goede afspraken te maken over de onderlinge afhankelijkheden tussen de bedrijfsprocessen. Hierbij moet worden gestreefd naar ‘minimale’, maar goed gedefinieerde wederzijdse afhankelijkheden, op basis van vooraf gestandaardiseerde diensten of gebeurtenissen. De bijdrage van de andere ketenpartner aan een bedrijfsproces kan bijvoorbeeld worden beschouwd en aangestuurd als het afnemen van een dienst. Of een gebeurtenis uit het een bedrijfsproces vormt een trigger voor een ander bedrijfsproces.

Hierdoor neemt de wendbaarheid en robuustheid van de keten toe.
Rationale Om de keten goed te kunnen besturen en de vreemdelingen een goede dienstverlening te kunnen bieden, moet het duidelijk zijn wat het doel van de keten en wat hierin de gezamenlijke verantwoordelijkheid en wat de verantwoordelijkheid van de individuele ketenpartners is. Ook de wederzijdse afhankelijkheden moeten helder zijn. De manier van samenwerken past bij hoe de verantwoordelijkheden in de keten zijn belegd.
Implicaties
  • De bedrijfsprocessen in de keten en hun verantwoordelijken zijn (op hoog niveau) in beeld
  • De afhankelijkheden tussen deze processen zijn in kaart en getypeerd
  • Er is een conceptueel kader beschikbaar voor het analyseren van processen en het typeren van hun afhankelijkheden
  • Er is een ketenbrede catalogus met gebeurtenissen (incl. proces/organisatie waaruit ze kunnen ontstaan) beschikbaar
  • Interactie tussen/ontkoppeling van bedrijfsprocessen vindt plaats op basis van het leveren van diensten, vooraf gedefinieerde gebeurtenissen en het delen van gegevens.
  • Ketenpartners kunnen zich abonneren op notificaties over gebeurtenissen van een bepaald type dmv. een centrale voorziening
Aandachtspunten


2C Principe2C.png De keteninformatievoorziening is robuust
Toelichting In een keten waarbij partijen samenwerken, kan een verstoring in een ketenvoorziening of in de informatieverstrekking door een ketenpartner een grote impact hebben op de andere partners in de keten. Dit kan nooit helemaal voorkomen worden. We moeten in de migratieketen echter proberen te voorkomen dat een verstoring in een ketenvoorziening of bij één bepaalde ketenpartner of ketenvoorziening impact heeft op alle ketenpartners en daarmee de hele keten stil legt. Het is dus nodig dit aspect mee te nemen in het ontwerp en inrichting van ketenvoorzieningen en informatie-uitwisselingen in de keten. Hierdoor zorgen we voor een robuuste keteninformatievoorziening.
Rationale Voor ketens geldt dat deze zo sterk zijn als de zwakste schakel. In een keten waarbij we steeds meer gaan samenwerken, bijvoorbeeld door het gebruiken van elkaars informatie, is het dus zaak om iedere schakel zo sterk mogelijk te maken. En de keten zo in te richten dat deze grotendeels kan blijven functioneren als er een schakel tijdelijk wegvalt.
Implicaties
  • Bij wijzigingen in de ketenvoorzieningen wordt naar continuïteit en robuustheid gekeken
  • Bij gelijke geschiktheid hebben decentrale oplossingen de voorkeur boven centrale (single-point-of-failure) oplossingen
  • Er wordt nagedacht over technische voorzieningen om de wederzijdse afhankelijkheid te minimaliseren
  • Business Continuity Management (BCM) is onderwerp van gesprek in de keten
Aandachtspunten Dit principe staat bewust op gespannen voet met enkele andere principes rondom samenwerken in de keten. Hierdoor wordt de wederzijdse afhankelijkheid tussen de ketenpartners eerder vergroot. Hierbij moet echter naar (technische) manieren worden gezocht om deze afhankelijkheid beheersbaar te houden, waarbij op functioneel niveau volgens bovenstaande principes gewerkt blijft worden.


2D Principe2D.png De keten meet wat nodig is voor sturing over de keten
Toelichting Dit principe geeft aan dat er informatie vergaard en geaggregeerd wordt ten behoeve van de tactische- en strategische stuurinformatie voor de keten. Dit kent meerdere vormen. Het doel is de informatievoorziening ten behoeve van ketenbrede vraagstukken. Ketenpartners kunnen deze informatie ook gebruiken voor de sturing op de eigen bedrijfsprocessen.

Deze managementinformatie moet worden gegenereerd op basis van de gegevens uit de bronsystemen. Dit kan enerzijds in de vorm van enkele voorgedefiniëerde informatieproducten (op basis van de behoefte) en anderzijds door een omgeving met geanonimiseerde informatie (datawarehouse) waarmee maatwerk rapportages gemaakt kunnen worden.

Het is van belang dat de informatieproducten worden gemaakt op basis van gegevens die uit de bron betrokken worden, met zo weinig mogelijk, transparante bewerkingsslagen er tussen.

Ook voor het data warehouse is het werken volgens de geest van het principe ‘data bij de bron’ belangrijk; dwz. dat het warehouse word ingericht en gebruikt als ‘middel’ om de brongegevens te ontsluiten.

Omwille van privacy is sturingsinformatie niet herleidbaar naar natuurlijke personen. Tevens is het niet het doel om deze data in te zetten voor operationele doeleinden.
Rationale De Directie Regie Migratieketen van het Ministerie van Justitie en Veiligheid voert de regie over de migratieketen. Dit doet ze in een samenwerkingsverband met ketenpartners (dit is georganiseerd in de Analyse proeftuin Migratieketen (APM) via een hub-en-spoke model). Daarbij heeft deze een verantwoordelijkheid over de werking van de hele keten. Om deze sturing te faciliteren is informatie nodig; enerzijds in de vorm van vooraf gedefinieerde informatieproducten; anderzijds in de vorm van een omgeving om maatwerk rapportages te kunnen maken.
Implicaties
  • Er is een samenwerkingsverband tussen DRM en ketenpartners voor het definiëren en maken van managementrapportages
  • Er is een omgeving ingericht om informatieproducten te kunnen maken en definiëren op basis van gegevens uit de bronsystemen
  • Ketenpartners zijn in staat de benodigde gegevens vanuit de bronsystemen te leveren
  • Er is overeenstemming over een (standaard) set informatieproducten tbv. de sturing van de keten
  • Er is een datawarehouse-omgeving om zelf maatwerkanalyses en –rapportages te kunnen maken
  • De geest van gegevens bij de bron blijft behouden. Dwz. gegevens in het datawarehouse blijven altijd gerelateerd aan de brongegevens en gaan dus geen eigen leven leiden.
  • Gegevens in informatieproducten en het datawarehouse worden zoveel als mogelijk geanonimiseerd, zodat ze niet herleidbaar zijn naar natuurlijke personen
Aandachtspunten Datakwaliteit in de keten is van groot belang om de stuurinformatie waarde te geven.



Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 26 mei 2023 om 14:19.