Thema 5: Gegevenshuishouding van de keten op orde

Samenwerken in de keten doen we primair langs de lijn van het uitwisselen van informatie, dwz. betekenisvolle gegevens. Het is belangrijk dat de basis hiervoor, een goede gegevenshuishouding, binnen de keten op orde is. Hierdoor is het duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke gegevens; waar deze te halen zijn en wat de betekenis van deze gegevens is. De betekenis van de gegevens voor de andere ketenpartners is hiermee ook duidelijk en er kan dus worden gesproken over het delen van informatie.

Onderstaande figuur toont schematisch de principes bij dit thema (zie de legenda voor uitleg).

Selecteer een kleurenweergave :

Principes onder dit thema

Onder dit thema vallen de volgende principes. Elk principe wordt kort toegelicht in termen van rationale, implicaties en aandachtspunten.

5A		De keten werkt met een uniform begrippenkader
Toelichting		Gegevens ontstaan in de context van een bedrijfsproces. Om hergebruik in de keten te bevorderen is het echter noodzakelijk dat deze gegevens gebruikt kunnen worden in andere bedrijfsprocessen, bij andere ketenpartners, dwz. in een heel andere context. Het is daarom noodzakelijk dat deze gegevens ‘as-is’ te gebruiken en begrijpen zijn. De betekenis dient dus op basis van de gegevens en het bijbehorende begrippenkader eenduidig te zijn. Uitgangspunt is proces-IT onafhankelijkheid van de ketenautomatisering. Een uniform begrippenkader over de keten heen is hiervoor onontbeerlijk. Dit gaat verder dan een woordenlijst van de belangrijkste begrippen: ook de relaties tussen de begrippen moeten worden beschreven. Dit moet op verschillende lagen: van een conceptueel model op het hoogste niveau, waarmee mensen uit de business elkaar begrijpen tot fysieke gegevensmodellen, waaraan in iedere gegevensuitwisseling gerefereerd kan worden. Dit principe gaat over het geheel van deze modellen. Een effectief begrippenkader ontstaat alleen als aandacht is besteed aan de modellen op al deze niveaus. Daarnaast is het essentieel dat er in de gegevensuitwisseling en systeemontwikkeling ook daadwerkelijk actief gebruik gemaakt wordt van dit uniforme begrippenkader.
Rationale		Het uniform begrippenkader is essentieel om zorg te dragen dat iedereen wet- en regelgeving gelijk interpreteert en toepast en gegevens die uitgewisseld worden op de juiste wijze interpreteert. Daar waar in de keten wordt samengewerkt moet voorkomen worden dat door miscommunicatie verkeerd gehandeld wordt.
Implicaties		Gegevens zijn voorzien van een duidelijke definitie (en positie in een onderliggend model) en krijgen hierdoor context De gegevens zijn, waar van toepassing, voorzien van de juiste juridische grondslag Er is op elk niveau, van conceptueel tot fysiek, een model beschikbaar dat de (kern)gegevens uit de migratieketen beschrijft en aan elkaar relateert Specifiek is er op conceptueel niveau een door alle ketenpartners vastgesteld informatiemodel dat als basis fungeert voor alle voorzieningen en samenwerking in de keten. Gegevenswoordenboek, conceptuele modellen en afgeleiden zijn gebaseerd op het Metamodel Informatiemodellering (MIM) Gegevensstandaardisatie (dwz. op zoveel mogelijk plaatsen het exact zelfde begrip gebruiken, en geen variaties hiervan) is essentieel voor het gebruik en de invoer van het uniforme begrippenkader. De beheersprocessen om dit goed te regelen, incl. een wijzigingsproces, dienen te worden ingericht. Voor een effectieve communicatie hebben ketenpartijen hebben hun eigen interne begrippenkaders afgestemd met het uniforme begrippenkader in de vreemdelingenketen.
Aandachtspunten

5B		Elk gegeven heeft een verantwoordelijke
Toelichting		Elk gegeven wordt geregistreerd door een ketenpartner van de keten. In principe diegene die een gegeven geregistreerd heeft de eigenaar van en verantwoordelijke voor dat gegeven en dus ook de enige organisatie die het mag aanpassen dan wel verwijderen. Is er twijfel aan de juistheid van een gegeven, dan moet er worden teruggemeld aan de eigenaar. Uitzondering in de migratieketen zijn wellicht de identiteitsgegevens van een vreemdeling in de BVV. Zie aandachtspunt en verdere uitwerking in Informatiearchitectuur. Verantwoordelijkheid voor een gegeven verandert niet wanneer het door een andere ketenpartner wordt gebruikt. Ook niet wanneer er op een gegeven is teruggemeld en wanneer het is gewijzigd. Soms is er echter sprake van een waarneming van een nieuw feit en dus een nieuw gegeven. Een gegeven staat niet op zichzelf, maar is onderdeel van een administratie/registratie. Het is belangrijk om altijd te weten uit welke registratie een gegeven afkomstig is. En hoe de verantwoordelijkheden rondom die registratie zijn belegd. Dan zijn de verantwoordelijkheden voor het gegeven helder.
Rationale		Als er niemand verantwoordelijk is voor een gegeven, is er ook niemand verantwoordelijk voor de kwaliteit ervan. Dit gaat ook op in het geval van een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Heldere verantwoordelijkheden voor gegevens zijn dus essentieel. Dit is in lijn met diverse bronnen rondom gegevensmanagement.
Implicaties		Ieder gegeven wordt beschreven aan de hand van meta-informatie waaruit te achterhalen is uit welke registratie het gegeven komt en wie de bronhouder en dus verantwoordelijk is voor het gegeven Er is een kader voor de verschillende soorten gegevens binnen de migratieketen beschikbaar dat is gebaseerd op de landelijke en internationale afspraken en standaarden, bv. het NORA katern gegevensmanagement of DMBOK. Er zijn ketenbrede afspraken over datakwaliteit gemaakt en deze worden geborgd Er is een binnen de keten afgesproken uniform begrippenkader over eigenaarschap, verantwoordelijkheid en verwerkingsverantwoordelijkheid van gegevens en registraties beschikbaar Ketenpartners zijn zelf verantwoordelijk voor de datakwaliteit, het gegevensmanagement en de archivering van de gegevens waarvan zij bronhouder zijn. Ketenbrede afstemming (synchroon schonen) is wel noodzakelijk. Er is een terugmeldvoorziening waarmee gebruikers van de informatie zich kunnen melden als er gegronde twijfel is over de correctheid van een gegeven. De eigenaar heeft een onderzoeksplicht indien er gegronde twijfel bestaat dat een gegeven niet juist is. Gegevens over de identiteit van de vreemdeling worden (deels) bijgehouden in de Basisregistratie vreemdelingen, de BVV. Van deze registratie is DRM/KV de beheerder en verstrekker. De ketenpartners zijn bronhouder. Het is van elk individueel gegeven echter duidelijk wie de eigenaar is.
Aandachtspunten		De rollen eigenaar/bronhouder etc. hebben nog wat verdere uitwerking nodig; bv. in de informatiearchitectuur (dit is al een implicatie) Een bijzondere categorie gegevens zijn identiteitsgegevens over de vreemdeling. Deze worden vooraan in het proces ingewonnen. Maar later door andere ketenpartners mogelijk gewijzigd/verrijkt/.. Afspraken hierrond zijn (grotendeels) vastgelegd in het Protocol Identificatie en Labeling (PIL). De begrippen eigenaarschap en verantwoordelijkheid krijgen voor deze groep gegevens een iets andere betekenis. Dit moet in de informatiearchitectuur verder uitgewerkt worden.

5C		De keten werkt op basis van gestructureerde gegevens direct uit de bron
Toelichting		In de keten werken we met actuele gegevens die direct uit de bron worden opgehaald (pull principe). Tenzij expliciet anders aangegeven (bv. bij het opvragen van historische gegevens), mag er vanuit worden gegaan dat alle gegevens actueel zijn. Gegevens die worden uitgewisseld zijn ook altijd gestructueerd; dwz. goed gedefinieerd (zie principe 5A) en getypeerd. De ketenpartner die een gegeven nodig heeft is verantwoordelijk voor het ophalen van het gegeven.
Rationale		Werken met niet actuele gegevens en kopieën van gegevens brengt risico’s met zich mee op gebied van actualiteit en betrouwbaarheid van een gegeven. Daarom werken we in de keten met gegevens direct uit de bron en vermijden we het gebruik van schaduwkopieën.
Implicaties		Gegevens die in de keten beschikbaar worden gesteld komen (rechtstreeks) uit de bronsystemen. Er zit dus geen kopieerslag tussen. Brongegevens zijn altijd en direct beschikbaar en het is voor elk gegeven duidelijk wat de bron is (zie ook principe 5B). De bron kan bv. voor BRP-gegevens ook buiten de migratieketen liggen. Hierbij hoort de stap van asynchrone naar synchrone communicatie, waarbij een vraag om een gegeven direct gevolgd wordt door het antwoord. Het uitwisselen van gegevens in ongestructureerde vorm (bv. documenten) dient waar mogelijk te worden vermeden. Registratie van informatie door medewerkers vind zo snel mogelijk plaats nadat de informatie wordt opgedaan. Een eigen kopie van deze gegevens (muv. sleutelgegevens) is dus niet nodig Er is een mechanisme beschikbaar waarmee afnemers genotificeerd kunnen worden wanneer een brongegeven gewijzigd is.
Aandachtspunten		Het gaat in dit punt om actuele gegevens. Voor stuur en management informatie is een data warehouse patroon meer op zijn plaats. Maar ook hierbij geldt dat de data liefst zo actueel en rechtstreeks mogelijk uit de bron betrokken dient te worden. Om performance-of robuustheidsredenen kan een uitzondering worden gemaakt op dit principe. Dit moet dan wel telkens expliciet onderkend zijn en zodanig worden ingericht dat de geest van dit principe maximaal blijft gelden.

5D		De keten archiveert gecoördineerd
Toelichting		Iedere ketenpartner is zelf verantwoordelijk (‘zorgdrager’ uit de archiefwet) voor het archiveren van de eigen informatie. Deze afhankelijkheid van informatie van andere bronhouders heeft ook implicaties voor het archiveren en schonen van informatie. Omdat de migratieketen op informatie sterk met elkaar verweven zijn, (het ‘dossier’ over één persoon ligt verspreid over meerdere ketenpartners) is het niet wenselijk dat iedere ketenpartner er eigen bewaar- en vernietigingstermijnen op nahoudt. Wanneer dit ongecoördineerd gebeurt kan het zijn dat een ketenpartner niet soepel en zorgvuldig verder kan werken omdat er stukken informatie ontbreken. Het streven is dat de ketenpartners gelijke vernietigingstermijnen gaan handhaven voor het opschonen van vreemdelingendossiers, met name de gestructureerde informatie. Archivering regelen we vooraf (‘archivering by design’); het archiveren en schonen van informatie is geïntegreerd in de processen vanaf het moment van creatie en metadatering tot aan schoning. Hierbij is het streven dat dit zo veel mogelijk geautomatiseerd gebeurt om de belasting voor de medewerker minimaal te houden.
Rationale		De archiefwet vereist dat overheidsorganisaties hun informatie op een goede manier bewaren, ontsluiten én vernietigen. Bij ketensamenwerking, waar meerdere partijen samenwerken en informatie over een zelfde vreemdeling vastleggen, is het extra van belang dat de metadatering en selectielijsten goed worden gekozen en op elkaar afgestemd.
Implicaties		Selectielijsten van de ketenpartners moeten op elkaar worden afgestemd Gegevens in ketensystemen moeten voorzien worden van de juiste metadata, zodat vanaf het ontstaan van een gegevens duidelijk is wat de archiefstatus is Elk nieuw gegeven dat geregistreerd wordt, wordt direct van de juiste metadata voorzien. Overbrengen/vernietigen en uitplaatsen doen we zoveel mogelijk synchroon. Er zijn mechanismes in de keten beschikbaar om dit te faciliteren.
Aandachtspunten		Afstemmen op dit punt kan een behoorlijke horde zijn omdat ketenpartners eigen belangen hebben bij het selecteren van archiefstukken. Complicerende factor is de aanwezigheid van ketenpartners buiten het JenV domein in de keten.