Patroon verzamelen en beschikbaar stellen van managementinformatie

Inleiding

Er is een aantal principes uit de MIRA bedrijfsarchitectuur die relateren aan het beschikbaar stellen van Managementinformatie. De belangrijkste daarvan is “principe 2D: De keten meet wat nodig is voor sturing over de keten”

Om dit mogelijk te maken onderkent de bedrijfsarchitectuur 3 processen:

“Verzamelen van sturingsinformatie”
“Uitvoeren analyses en prognoses”
“Beschikbaar stellen van cijfers en indicatoren”

De bedrijfsarchitectuur vermeldt ook een aantal implicaties als gevolg van dit principe en de benoemde processen. Daaronder is de noodzaak om in de migratieketen een omgeving te hebben van waaruit managementinformatieproducten gemaakt kunnen worden en een ondersteunend samenwerkingsverband tussen stakeholders. Het patroon "verzamelen en en beschikbaar stellen van managementinformatie" maakt dit mogelijk.

In dit hoofdstuk van de MIRA Informatiearchitectuur wordt ingegaan op hoe de bovenstaande doorwerkt in de wijze waarop de Migratieketen omgaat met het beschikbaar stellen van managementinformatie en de daarmee gemoeide voorzieningen en processen.

Definitie Managementinformatie

Als eerste is het van belang om duidelijk te maken wat managementinformatie is. Een algemene definitie hiervan is:

Managementinformatie is die informatie die aan de primaire processen wordt onttrokken, zodat het primaire proces kan worden gemonitord en gestuurd.

Het patroon "Verzamelen en beschikbaar stellen van managementinformatie" heeft betrekking op managementinformatie die ketenpartner overstijgend is. De juiste definitie in deze context is daarom:

Managementinformatie is die informatie die aan de primaire processen wordt onttrokken, zodat ketenpartneroverstijgende inzichten ontstaan in de werking van de migratieketen. Deze inzichten worden gebruikt voor niet-operationele sturing en verantwoording op de keten en beleidsvorming.

Toelichting: ketenbrede managementinformatie over de Migratieketen wordt geleverd door de Directie Regie migratieketen in de vorm van Informatieproducten of datasets. De informatieproducten en datasets ontstaan na samenvoeging en aggregatie van gegevens afkomstig van de ketenpartners en overige bronnen. De informatieproducten zijn gericht op het verschaffen van tactische en strategische inzichten in en vooruitzichten op de Migratieketen. De rechtsgrond voor het uitvoeren van activiteiten voor het realiseren van managementinformatie ligt in de Vreemdelingenwet, artikel 107 en 107a.

Architectuurplaat patroon 4: beschikbaar stellen van Managementinformatie

Selecteer een kleurenweergave :

Toon de view groter

Algemene werking van dit patroon

Toelichting op de nummers in de plaat:

Gegevens van ketenpartners, externe bronnen en centrale voorzieningen worden verzameld in het managementinformatieplatform. De gegevens uit de centrale voorzieningen worden op identieke manier aangeleverd/opgehaald als de gegevens van ketenpartners en externe bronnen. Door datalineage toe te passen zal van alle gegevens duidelijk zijn wat de bron is en welke bewerkingen zijn ondergaan.
Gegevens in het managementinformatieplatform worden gelinkt aan de begrippen in het gegevenswoordenboek.
Gegevens worden beschikbaar gesteld via een gebruikersinterface waarmee analyse en data-science activiteiten verricht kunnen worden. Deze functionaliteit is momenteel voorbehouden aan DRM, maar zal op termijn ook aan ketenpartners ter beschikking worden gesteld.
Rapportages en dashboards zijn via een gebruikersinterface online beschikbaar voor ketenpartners, samenwerkingspartners en DRM (4a). Beschikbare rapportages kunnen worden opgezocht en aangevraagd in de producten- en dienstencatalogus (4b).
(Open) data leveringen vinden plaats aan diverse afnemers (op diverse manieren). Ook aan Europese afnemers (bv. CRSS).
Terugmelden kan door gebruik te maken van de terugmeldinterface, waarlangs de terugmeldvoorziening naar de aanbieder van de gegevens wordt ontsloten.
Ook gegevens uit Europese, statistische, bronnen kunnen worden gebruikt in het managementinformatieplatform. Aanlevering zal via, door Europa gedefinieerde, protocollen plaatsvinden.

Afspraken en Standaarden voor dit patroon

De inrichting van processen en voorzieningen om ketenbrede managementinformatie beschikbaar te stellen volgt de kaders uit in de MIRA bedrijfsarchitectuur. Daarnaast zijn voor managementinformatie specifieke afspraken van belang:

De standaard aanleveringsfrequentie van brongegevens is maandelijks voor de vaste set aan informatieproducten. In crisissituaties, bij kamer- of persvragen kunnen andere leverinsgfrequenties of éénmalige leveringen worden toegepast.
Eigenaarschap van gegevens: de aanbieder van de gegevens blijft te allen tijde de eigenaar van de gegevens. Dit betekent vooral dat de geleverde gegevens alleen gebruikt worden in informatieproducten in afstemming met de aanbieder. Voor de betekenis van het begrip "Eigenaarschap" wordt verwezen naar het Handvest KMI.
In het Handvest KMI en de aansluitvoorwaarden worden afspraken vastgelegd over hoe wordt omgegaan met geleverde gegevens en onder welke condities gegevens geleverd worden.
De DPIA KMI bevat afspraken omtrent de privacyapsecten van de verwerkingen in het informatieplatform, waaronder het pseudonimiseren.
Het informatieplatform maakt voor zover het gegevens verwerkt van partners uit de migratieketen, gebruik van het informatiemodel van de migratieketen.
Definities van informatieproducten en gegevens worden vastgelegd in het gegevenswoordenboek migratieketen.
Gegevensleveringsprotocollen.
- In deze protocollen worden de afspraken tussen DRM en de aanbieder van gegevens vastgelegd over de te leveren gegevens. Over welke gegevens gaat het? Met welke kwaliteit en frequentie worden ze geleverd? Welke technische afspraken zijn daarop van toepassing.
Standaarden en richtlijnen vanuit de CDO-office van Justitie en Veiligheid (het JAGA: Justitie Afspraken Gegevens en Algoritmes) met betrekking tot gegevensdeling.

Betrokken Centrale Voorzieningen

Centrale Componenten

Naam	Omschrijving	Toelichting
Centrale registers	Logische en afgebakende sets informatie waarvoor meerdere bronhouders zijn en welke dus centraal in de keten ("als ketenvoorziening") gepositioneerd worden	Deze kunnen ook als bron voor het managementinformatieplatform dienen.
Gegevenswoordenboek	Een centrale voorziening waarin de definities van de begrippen uit de informatieproducten en bronbestanden vastgelegd is.
ID-documentenregister	Centraal register in de Migratieketen dat gegevens over buitenlandse identificerende persoonsdocumenten (ID-documenten, reisdocumenten,..) bevat	Hieronder vallen niet de nederlandse vreemdelingenkaarten. Deze zitten in het kaartregister.
Managementinformatieplatform	Een centrale voorziening waarmee de ketenbrede managementinformatiediensten van de migratieketen geleverd worden. Het platform ondersteunt gegevensontvangst, opslag, rapportage, prognotisering en visualisatie.	Het V-nummer is het voornaamste middel op basis waarvan gegevens van verschillende bronnen aan elkaar worden gekoppeld.
Personenregister	Centraal register in de Migratieketen dat gegevens over vreemdelingen bevat
Terugmeldvoorziening	Component in centrale voorzieningen dat terugmeldingen van afnemers in geval van gerede twijfel over de kwaliteit van ene gegeven routeert naar beherende ketenpartners.	Mogelijk is het verstandiger om dit PER register te implementeren omdat de functionaliteit die vast stelt welke ketenpartner iets met de melding moet doen per register heel anders kan zijn. Zie openstaande vraagstukken. De terugmeldvoorziening wordt momenteel gebruikt voor het terugkoppelen op zaakniveau. Aanpassing zal nodig zijn om ook op datasetniveau (patroon managementinformatie) te kunnen terugkoppelen.

APIs en andere Interfaces

Naam	Omschrijving	Toelichting
Analyse, Data science interface	Een gebruikersinterface waarmee gedetailleerde analyse uitgevoerd kunnen worden en data science-activiteiten kunnen worden verricht.	Gegevens zijn in deze interface op zaakniveau beschikbaar, maar informatieproducten worden geleverd op geaggregeerd niveau.
Bestandsontvangst	De interface waarmee bronbestanden van de aanbieders ontvangen worden en bij het datalake van het platform worden aangeboden.
Producten en dienstencatalogus MI	Een gebruikersinterface waarmee de informatieproducten en diensten van het managementinformatieplatform doorzocht kunnen worden.
Rapportages en dashboards	Een gebruikersinterface waarmee standaard producten kunnen worden ingezien, opgevraagd eventueel met toepassen van filterwaarden.	Informatieproducten die via deze interface benaderd worden zijn altijd op geaggregeerd niveau.
Terugmeld interface	User interface waarmee een melding van gerede twijfel gedaan kan worden zodat de leverancier van brongegevens dit kan onderzoeken en desgewenst aanpassen.

Ketenpartners

Betrokken Systemen Ketenpartners

Naam	Omschrijving	Toelichting
Afnemend systeem managementinformatie	Systeem van partij die gegevens afneemt. Afname gebeurt door de levering van een bestand.
Bronsysteem Managementinformatie	Systeem van partij die gegevens aanbiedt, door of bestanden aan te bieden bij het platform dan wel met een API op te laten halen.	Mogelijk gaat de bestandslevering in de toekomst vervangen worden door gebruik van API’s.

APIs en andere Interfaces te realiseren door Ketenpartners

Has target element	Omschrijving	Toelichting
Terugmeld api	API waarmee melding van verdenking van onjuistheid / verzoek tot aanpassing aangeleverd kan worden aan de bronhouder	Als er een terugmelding binnen komt op de API van de centrale voorziening voor een specifiek register, dan zal in voorkomende gevallen het register een terugmelding initiëren richting een van de aanleverende ketenpartners via deze API. De dienstencatalogus bevat een verwijzing naar de URI waar die specifieke terugmelding gedaan kan worden. Omdat alle registers een andere gegevensset hebben, zijn dit waarschijnlijk verschillende API’s. Mogelijk dat deze API’s ook documenten moeten kunnen ondersteunen Ook van toepassing op terugmeldingen over datasets tbv patroon managementinformatie De exacte uitwerking hiervan laten we over aan de onderliggende oplossingsarchitectuur
Data ophaal api	Interface die beschikbaar wordt gesteld door een aanbieder van gegevens die het mogelijk maakt om brongegevens op te halen.	Overgrote deel van gegevens wordt momenteel afgenomen door een bestandslevering van de aanbieder.

Betrokken Europese systemen

Naam	Omschrijving	Toelichting
Europese bron	Systeem in Europa dat gegevens aanbiedt, door of bestanden aan te bieden bij het platform dan wel met een API op te laten halen.	Anders dan met Nederlandse partners dicteert normaal gesproken Europa hoe gegevens worden uitgewisseld.
Systeem van Europese partner dat gegevens afneemt	Europees systeem van partij die gegevens afneemt. Afname gebeurt door de levering van een bestand.	Anders dan met Nederlandse partners dicteert normaal gesproken Europa hoe gegevens worden uitgewisseld.

Privacy By Design

Zoals gesteld in de MIRA bedrijfsarchitectuur is privacy by design het uitgangspunt bij de inrichting van keteninformatisering. Dit is in de context van managementinformatie zo mogelijk nog meer van belang omdat in de voorzieningen voor de levering van managementinformatie gegevens van vele bronnen in één omgeving bijeen komen. Daarom zijn specifieke privacymaatregelen genomen.

De gegevens die door de bronnen worden geleverd worden beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de levering van de informatieproducten.
Bijzondere persoonsgegevens worden niet verwerkt.
Aangeleverde brongegevens worden verwijderd als er 5 jaar lang geen wijzigingen op hetzelfde dossier hebben plaats gevonden.
De omgeving waarin informatieproducten en datasets worden geproduceerd is opgesplitst in meerdere delen. In het deel waar de bronbestanden worden ontvangen worden identificerende gegevens gepseudonimiseerd. De toegang tot die omgeving is beperkt tot (technisch) beheerders. Medewerkers die informatieproducten of datasets maken hebben geen toegang tot die omgeving, maar werken vanuit een omgeving waarin slechts geaggregeerde of gepseudonimiseerde gegevens beschikbaar zijn.
De-pseudonimiseren is bij uitzondering mogelijk na toestemming op het juiste niveau.
In geproduceerde informatieproducten en datasets worden alleen geaggregeerde grootheden weergegeven.
Als in een informatieproduct de groepsgrootte kleiner is dan 10 wordt alleen de vermelding opgenomen dat de groep kleiner is dan 10.

Europese context

Zoals uit de figuur ook duidelijk wordt, kan ook informatie uit Europa worden gebruikt in het managementinformatieplatform. Denk dan aan rapporten uit het nieuw te realiseren CRRS (Central Repository for Reporting and Statistics), maar ook aan bestaande leveringen vanuit Eurostat.

Deze Europese bronsystemenkunnen worden gezien als andere bronsystemen; alleen zal Europa in deze gevallen meestal het aanleverformaat bepalen.

Ook voor afnemende Europese systemen geldt dat zij het (te leveren) formaat bepalen.

Transitie

Het managementinformatieplatform bevindt zich tijdens het schrijven van deze architectuur in de eindfase van een transitie, waarin de stap is gezet naar de JenV Trusted Cloud en het platform is voorbereid op de mogelijkheden voor het gebruik van moderne voortbrengingsmethodieken van managementinformatie. Een aantal aanvullende transities zijn voorzien:

Leveringsfrequentie verhogen

De normale huidige leveringsfrequentie is maandelijks. Dat volstaat normaal gesproken voor tactisch/strategische informatieproducten, maar toch wordt steeds vaker de wens gehoord om een hogere frequentie. Bijvoorbeeld naar wekelijks, en in tijden van crisis dagelijks. Het informatieplatform is hierop voorbereid, de impact van deze transitie zal vooral landen bij de aanbieders van gegevens, die hun IV en infra daarop moeten aanpassen.

Van brengen naar halen

Veel van de gegevens worden momenteel aangeleverd door de aanbieder. Door een stap te maken naar het halen bij de aanbieder (de bron) vermindert de afhankelijkheid van het beschikbaar hebben van de meest actuele gegevens van de afgesproken aanleverfrequentie.

Continu blijven werken aan de datakwaliteit

Ook voor managementinformatieproducten is datakwaliteit van het grootste belang. Dit varieert van het gebruik van éénduidige onderling afgesproken definities tot zorgvuldige invoer van gegevens. Daarbij is de verwerking van grote aantallen gegevens in een datawarehouseconstructie soms een plek waar structurele issues ontdekt worden. Daarom is de beweging om meer in te gaan zetten op het gebruik van de bestaande datakwaliteitstooling en processen van het grootste belang.

De impact voor de partijen die gegevens aanbieden en informatieproducten afnemen ligt op de volgende terreinen:

Aansluiten op de datakwaliteitstooling en processen van de migratieketen, voor zover dat nog niet gebeurd is.
Aanpassen van IV en infra om alternatieve leveringsfrequenties mogelijk te maken.
Indien gewenst door betrokken partijen: het middels een API aanbieden van gegevens die kunnen worden opgehaald door het informatieplatform.

Openstaande vraagstukken voor dit patroon

Hierbij is telkens aangegeven of deze vraagstukken in een volgende versie van deze architectuur of in de onderliggende solutions moeten worden uitgewerkt.

Onderwerp	Toelichting	Wanneer uitwerken	Uitwerking
Soorten informatie	Onderscheid maken naar soorten te leveren informatieproducten	solution architectuur	is voorlopig niet relevant voor de uitwerking van het patroon
Pseudonimisering	Gebruik van een centrale pseudonimiseringsservice (ook door ketenpartners), zou een centrale voorziening kunnen zijn, maar ook bij ncsc kunnen staan	Een volgende versie	niet cruciaal voor nu. interessant om in de toekomst eens te verkennen?
Europese gegevens	Speelt het Europaloket een rol in het verkrijgen van Europese gegevens?	Een volgende versie	Niet actueel relevant.