Thema 2: Gestroomlijnd Samenwerken

ArchiMate-modellen > MIRA-OP > Views > Thema 2: Gestroomlijnd Samenwerken
Thema 2: Gestroomlijnd Samenwerken
Goal Complexiteitsreductie Goal Grip op migratie Goal Digitale weerbaarheid Goal Snelheid digitalisering omhoog Goal Hergebruik gegevens eenvoudiger Goal Beter uitwisselen proces en planningsgegevens Goal Redundantie Goal Real-time inzicht in ketengegevens Goal Ontkoppeling in aansluiting De migratieketen bestaat uit een aantal ketenpartners die elk hun eigen processen en deelprocessen uitvoeren voor de vreemdeling. Denk aan behandelen van een asielaanvraag door de IND; het uitvoeren van het I&R-(deel)proces door de Politie en het opvangen van asielzoekers door de COA. Zeker in de kleine keten, maar ook breder geldt dat deze processen vaak afhankelijk zijn van elkaar. Opvangsoort (POL, COL, AZC) verandert naar gelang de asielprocedure, een uitzetting kan soms pas doorgaan als de uitspraak door de Raad van State is geweest, als het identificatie & registratieproces stokt, dan stokt ook de verdere doorstroom in het asielproces en de opvang. Het is een uitdaging om voldoende doorstroming (oftewel ‘flow’) in de keten te krijgen, zodat de vreemdelingen zonder opstopping door de verschillende processen ‘stromen’. Zo worden doorlooptijden verkort, gaat de doelmatigheid omhoog en de foutenlast omlaag. Met name in het asielproces, met variabele instroom en soms stokkende uitstroom is dit van belang. Dit is een bekend principe uit de logistiek, waarbij ‘tussenvoorraden’ tussen de verschillende (deel)processen worden voorkomen en er bijvoorbeeld met een “pull-systematiek” (“kanban”) in de keten wordt gewerkt. Met dien verstande dat we het hier wel over mensen hebben en de menselijke maat te allen tijde belangrijk blijft. Deze ketenarchitectuur gaat echter niet over de bedrijfsvoering van de ketenpartners, maar over de samenwerking in de keten. Daarom kiezen we bij dit thema voor een meer decentrale insteek op basis van het delen van informatie. Deze vorm van regie past beter bij de inrichting en aansturing van de keten met daarin de nadruk op de eigen verantwoordelijkheid van de ketenpartners. Door optimaal gegevens te delen tussen de ketenpartners over de (status van) processen en de vreemdelingen, ook op geaggregeerd niveau, werken we een van de belangrijkste belemmeringen om tot een goede flow in de keten te kunnen komen weg. Op de juiste manier acteren op deze informatie is dan een verantwoordelijkheid van de individuele ketenpartners zelf. Het doel ‘Grip op migratie’ heeft een afwijkende kleur. Dit komt omdat deze niet rechtstreeks uit het [[overzicht van businessuitdagingen bij de ketenpartners]], maar uit het regeerakkoord komt. (Grouping) Thema 2: Gestroomlijnd Samenwerken In een keten waarbij partijen samenwerken, kan een verstoring in een ketenvoorziening of in de informatieverstrekking door een ketenpartner een grote impact hebben op de andere partners in de keten. Dit kan nooit helemaal voorkomen worden. We moeten in de migratieketen echter proberen te voorkomen dat een verstoring in een ketenvoorziening of bij één bepaalde ketenpartner of ketenvoorziening impact heeft op alle ketenpartners en daarmee de hele keten stil legt. Het is dus nodig dit aspect mee te nemen in het ontwerp en inrichting van ketenvoorzieningen en informatie-uitwisselingen in de keten. Hierdoor zorgen we voor een robuuste keteninformatievoorziening. (Principle) De keteninformatievoorziening is robuust Hoewel de migratieketen een ingeburgerd begrip is, zijn we een netwerk van onafhankelijke organisaties, elk verantwoordelijk voor hun eigen taken, doelen en bedrijfsprocessen. Wel werken we samen “in de keten”, maar het grootste deel van de verantwoordelijkheden, zo niet alle, ligt bij een aanwijsbare individuele organisaties. De keten levert ook geen diensten aan de vreemdeling. Dat doen de individuele ketenpartners. Maar ook wanneer twee of meer ketenpartners samenwerken in een bedrijfsproces, betekent dat niet dat er een gedeelde verantwoordelijkheid is. Er altijd een aanwijsbare verantwoordelijke voor elk bedrijfsproces. Het is wel de gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle ketenpartners om goede afspraken te maken over de onderlinge afhankelijkheden tussen de bedrijfsprocessen. Hierbij moet worden gestreefd naar ‘minimale’, maar goed gedefinieerde wederzijdse afhankelijkheden, op basis van vooraf gestandaardiseerde diensten of gebeurtenissen. De bijdrage van de andere ketenpartner aan een bedrijfsproces kan bijvoorbeeld worden beschouwd en aangestuurd als het afnemen van een dienst. Of een gebeurtenis uit het een bedrijfsproces vormt een trigger voor een ander bedrijfsproces. Hierdoor neemt de wendbaarheid en robuustheid van de keten toe. (Principle) Het beheersen van de wederzijdse afhankelijkheid is eengezamenlijke plicht Door adequaat gegevens te delen tussen ketenpartners, zorgen we dat de juiste gegevens op het juiste moment beschikbaar zijn en werken we één van de belangrijkste belemmeringen voor het gestroomlijnd kunnen samenwerken weg. Met ‘benodigd’ wordt bedoeld dat de op te vragen gegevens (aantoonbaar) benodigd zijn in het vragende proces; dat hiervoor doelbinding is vanuit het opvragende proces en dat er niet teveel en geen overbodige gegevens opgevraagd worden (dataminimalisatie). Met ‘het juiste moment’ wordt bedoeld dat de gegevens direct wanneer nodig opgevraagd kunnen worden bij een andere ketenpartner of ketenvoorziening. Dit stelt enerzijds eisen aan het mechanisme om gegevens uit te kunnen wisselen, maar vereist anderzijds ook een bredere verandering in de samenwerking, waarbij we in de keten toewerken naar gegevensdeling ‘by design’. Dit betekent dat we bij het realiseren van de opslag van relevante gegevens voor eigen gebruik direct al rekening houden met het toekomstig kunnen delen hiervan. Door deze gegevens goed te standaardiseren en beschrijven, zodat ze middels een catalogus naar de keten gepubliceerd kunnen worden, wordt de drempel voor het hergebruik van gegevens door andere ketenpartners binnen de keten (mits deze beschikken over de juiste doelbinding) verlaagd. (Principle) De benodigde informatie is op het juiste moment beschikbaar Dit principe geeft aan dat er informatie vergaard en geaggregeerd wordt ten behoeve van de tactische- en strategische stuurinformatie voor de keten. Dit kent meerdere vormen. Het doel is de informatievoorziening ten behoeve van ketenbrede vraagstukken. Ketenpartners kunnen deze informatie ook gebruiken voor de sturing op de eigen bedrijfsprocessen. Deze managementinformatie moet worden gegenereerd op basis van de gegevens uit de bronsystemen. Dit kan enerzijds in de vorm van enkele voorgedefiniëerde informatieproducten (op basis van de behoefte) en anderzijds door een omgeving met geanonimiseerde informatie (datawarehouse) waarmee maatwerk rapportages gemaakt kunnen worden. Het is van belang dat de informatieproducten worden gemaakt op basis van gegevens die uit de bron betrokken worden, met zo weinig mogelijk, transparante bewerkingsslagen er tussen. Ook voor het data warehouse is het werken volgens de geest van het principe ‘data bij de bron’ belangrijk; dwz. dat het warehouse word ingericht en gebruikt als ‘middel’ om de brongegevens te ontsluiten. Omwille van privacy is sturingsinformatie niet herleidbaar naar natuurlijke personen. Tevens is het niet het doel om deze data in te zetten voor operationele doeleinden. (Principle) De keten meet wat nodig is voor sturing over de keten Goal Ontkoppeling proces en gegevens RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship Deze svg is op 06-06-2023 13:55:47 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2023 ArchiXL. ArchiMedes 06-06-2023 13:55:47 CEST
Klik hier om deze view op ware grootte te tonen.
Klik hier om de technische details van deze view te tonen.
Legenda




   
   
   
   
   

   
   
   
   
   

   
   

   
   

   
   
ArchiMate-view Thema 2: Gestroomlijnd Samenwerken
Elementtype  : ArchiMateView
Element-id  : Id-73f5b12f-692b-ac8b-2c13-a31833d07a29
ArchiMate-model  : MIRA-OP
Label  : Thema 2: Gestroomlijnd Samenwerken
Elementen  : 
Relaties  : 


Onderstaande tabel geeft een overzicht van alle elementen in deze view:

NaamTypeDefinitie of beschrijving
Ontkoppeling in aansluitingGoal
Hergebruik gegevens eenvoudigerGoal
Het beheersen van de wederzijdse afhankelijkheid is een gezamenlijke plichtPrincipleHoewel de migratieketen een ingeburgerd begrip is, zijn we een netwerk van onafhankelijke organisaties, elk verantwoordelijk voor hun eigen taken, doelen en bedrijfsprocessen. Wel werken we samen “in de keten”, maar het grootste deel van de verantwoordelijkheden, zo niet alle, ligt bij een aanwijsbare individuele organisaties. De keten levert ook geen diensten aan de vreemdeling. Dat doen de individuele ketenpartners.

Maar ook wanneer twee of meer ketenpartners samenwerken in een bedrijfsproces, betekent dat niet dat er een gedeelde verantwoordelijkheid is. Er altijd een aanwijsbare verantwoordelijke voor elk bedrijfsproces.

Het is wel de gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle ketenpartners om goede afspraken te maken over de onderlinge afhankelijkheden tussen de bedrijfsprocessen. Hierbij moet worden gestreefd naar ‘minimale’, maar goed gedefinieerde wederzijdse afhankelijkheden, op basis van vooraf gestandaardiseerde diensten of gebeurtenissen. De bijdrage van de andere ketenpartner aan een bedrijfsproces kan bijvoorbeeld worden beschouwd en aangestuurd als het afnemen van een dienst. Of een gebeurtenis uit het een bedrijfsproces vormt een trigger voor een ander bedrijfsproces.

Hierdoor neemt de wendbaarheid en robuustheid van de keten toe.
De benodigde informatie is op het juiste moment beschikbaarPrincipleDoor adequaat gegevens te delen tussen ketenpartners, zorgen we dat de juiste gegevens op het juiste moment beschikbaar zijn en werken we één van de belangrijkste belemmeringen voor het gestroomlijnd kunnen samenwerken weg. Met ‘benodigd’ wordt bedoeld dat de op te vragen gegevens (aantoonbaar) benodigd zijn in het vragende proces; dat hiervoor doelbinding is vanuit het opvragende proces en dat er niet teveel en geen overbodige gegevens opgevraagd worden (dataminimalisatie). Met ‘het juiste moment’ wordt bedoeld dat de gegevens direct wanneer nodig opgevraagd kunnen worden bij een andere ketenpartner of ketenvoorziening. Dit stelt enerzijds eisen aan het mechanisme om gegevens uit te kunnen wisselen, maar vereist anderzijds ook een bredere verandering in de samenwerking, waarbij we in de keten toewerken naar gegevensdeling ‘by design’. Dit betekent dat we bij het realiseren van de opslag van relevante gegevens voor eigen gebruik direct al rekening houden met het toekomstig kunnen delen hiervan. Door deze gegevens goed te standaardiseren en beschrijven, zodat ze middels een catalogus naar de keten gepubliceerd kunnen worden, wordt de drempel voor het hergebruik van gegevens door andere ketenpartners binnen de keten (mits deze beschikken over de juiste doelbinding) verlaagd.
Real-time inzicht in ketengegevensGoal
Digitale weerbaarheidGoal
De keten meet wat nodig is voor sturing over de ketenPrincipleDit principe geeft aan dat er informatie vergaard en geaggregeerd wordt ten behoeve van de tactische- en strategische stuurinformatie voor de keten. Dit kent meerdere vormen. Het doel is de informatievoorziening ten behoeve van ketenbrede vraagstukken. Ketenpartners kunnen deze informatie ook gebruiken voor de sturing op de eigen bedrijfsprocessen.

Deze managementinformatie moet worden gegenereerd op basis van de gegevens uit de bronsystemen. Dit kan enerzijds in de vorm van enkele voorgedefiniëerde informatieproducten (op basis van de behoefte) en anderzijds door een omgeving met geanonimiseerde informatie (datawarehouse) waarmee maatwerk rapportages gemaakt kunnen worden.

Het is van belang dat de informatieproducten worden gemaakt op basis van gegevens die uit de bron betrokken worden, met zo weinig mogelijk, transparante bewerkingsslagen er tussen.

Ook voor het data warehouse is het werken volgens de geest van het principe ‘data bij de bron’ belangrijk; dwz. dat het warehouse word ingericht en gebruikt als ‘middel’ om de brongegevens te ontsluiten.

Omwille van privacy is sturingsinformatie niet herleidbaar naar natuurlijke personen. Tevens is het niet het doel om deze data in te zetten voor operationele doeleinden.
Ontkoppeling proces en gegevensGoal
ComplexiteitsreductieGoal
Grip op migratieGoal
Beter uitwisselen proces en planningsgegevensGoal
RedundantieGoal
Thema 2: Gestroomlijnd SamenwerkenGroupingDe migratieketen bestaat uit een aantal ketenpartners die elk hun eigen processen en deelprocessen uitvoeren voor de vreemdeling. Denk aan behandelen van een asielaanvraag door de IND; het uitvoeren van het I&R-(deel)proces door de Politie en het opvangen van asielzoekers door de COA. Zeker in de kleine keten, maar ook breder geldt dat deze processen vaak afhankelijk zijn van elkaar. Opvangsoort (POL, COL, AZC) verandert naar gelang de asielprocedure, een uitzetting kan soms pas doorgaan als de uitspraak door de Raad van State is geweest, als het identificatie & registratieproces stokt, dan stokt ook de verdere doorstroom in het asielproces en de opvang.

Het is een uitdaging om voldoende doorstroming (oftewel ‘flow’) in de keten te krijgen, zodat de vreemdelingen zonder opstopping door de verschillende processen ‘stromen’. Zo worden doorlooptijden verkort, gaat de doelmatigheid omhoog en de foutenlast omlaag. Met name in het asielproces, met variabele instroom en soms stokkende uitstroom is dit van belang. Dit is een bekend principe uit de logistiek, waarbij ‘tussenvoorraden’ tussen de verschillende (deel)processen worden voorkomen en er bijvoorbeeld met een “pull-systematiek” (“kanban”) in de keten wordt gewerkt. Met dien verstande dat we het hier wel over mensen hebben en de menselijke maat te allen tijde belangrijk blijft.

Deze ketenarchitectuur gaat echter niet over de bedrijfsvoering van de ketenpartners, maar over de samenwerking in de keten. Daarom kiezen we bij dit thema voor een meer decentrale insteek op basis van het delen van informatie. Deze vorm van regie past beter bij de inrichting en aansturing van de keten met daarin de nadruk op de eigen verantwoordelijkheid van de ketenpartners. Door optimaal gegevens te delen tussen de ketenpartners over de (status van) processen en de vreemdelingen, ook op geaggregeerd niveau, werken we een van de belangrijkste belemmeringen om tot een goede flow in de keten te kunnen komen weg. Op de juiste manier acteren op deze informatie is dan een verantwoordelijkheid van de individuele ketenpartners zelf.

Het doel ‘Grip op migratie’ heeft een afwijkende kleur. Dit komt omdat deze niet rechtstreeks uit het overzicht van businessuitdagingen bij de ketenpartners, maar uit het regeerakkoord komt.
De keteninformatievoorziening is robuustPrincipleIn een keten waarbij partijen samenwerken, kan een verstoring in een ketenvoorziening of in de informatieverstrekking door een ketenpartner een grote impact hebben op de andere partners in de keten. Dit kan nooit helemaal voorkomen worden. We moeten in de migratieketen echter proberen te voorkomen dat een verstoring in een ketenvoorziening of bij één bepaalde ketenpartner of ketenvoorziening impact heeft op alle ketenpartners en daarmee de hele keten stil legt. Het is dus nodig dit aspect mee te nemen in het ontwerp en inrichting van ketenvoorzieningen en informatie-uitwisselingen in de keten. Hierdoor zorgen we voor een robuuste keteninformatievoorziening.
Snelheid digitalisering omhoogGoal

Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 19 apr 2023 om 15:56.