De benodigde informatie is op het juiste moment beschikbaar

ArchiMate-modellen > MIRA-OP > Principles > De benodigde informatie is op het juiste moment beschikbaar
ArchiMate-element De benodigde informatie is op het juiste moment beschikbaar
ArchiMate_Principle.png
Elementtype  : Principle
Element-id  : Id-3a8f51de-27e4-365b-21bd-bc13a5d6954f
ArchiMate-model  : MIRA-OP
Label  : De benodigde informatie is op het juiste moment beschikbaar
Documentatie  : Door adequaat gegevens te delen tussen ketenpartners, zorgen we dat de juiste gegevens op het juiste moment beschikbaar zijn en werken we één van de belangrijkste belemmeringen voor het gestroomlijnd kunnen samenwerken weg. Met ‘benodigd’ wordt bedoeld dat de op te vragen gegevens (aantoonbaar) benodigd zijn in het vragende proces; dat hiervoor doelbinding is vanuit het opvragende proces en dat er niet teveel en geen overbodige gegevens opgevraagd worden (dataminimalisatie). Met ‘het juiste moment’ wordt bedoeld dat de gegevens direct wanneer nodig opgevraagd kunnen worden bij een andere ketenpartner of ketenvoorziening. Dit stelt enerzijds eisen aan het mechanisme om gegevens uit te kunnen wisselen, maar vereist anderzijds ook een bredere verandering in de samenwerking, waarbij we in de keten toewerken naar gegevensdeling ‘by design’. Dit betekent dat we bij het realiseren van de opslag van relevante gegevens voor eigen gebruik direct al rekening houden met het toekomstig kunnen delen hiervan. Door deze gegevens goed te standaardiseren en beschrijven, zodat ze middels een catalogus naar de keten gepubliceerd kunnen worden, wordt de drempel voor het hergebruik van gegevens door andere ketenpartners binnen de keten (mits deze beschikken over de juiste doelbinding) verlaagd.
Id  : 2A
Icon  : Principe2A.png
Rationale  : Door informatie over de vreemdelingen en op de koppelvlakken over de processen bij de andere ketenpartners adequaat met elkaar te delen, werken we belemmeringen weg en stellen we alle ketenpartners in staat om zo efficiënt en effectief het werk te kunnen voorspellen, inplannen en uitvoeren. Het delen van gegevens tussen ketenpartners blijft een vraag-antwoord dialoog. (Dit is vergelijkbaar met wat er momenteel overheidsbreed wordt uitgewerkt en beproefd in het Federatief Datastelsel. Bedoeling van dit principe is deze dialoog zoveel mogelijk te faciliteren. Dit enerzijds door te zorgen dat de vragende partij niet teveel vraagt en al aangeeft op basis van welke grondslag de gegevens worden opgevraagd. En anderzijds dat de aanbiedende partij in veel gevallen al rekening heeft gehouden met het kunnen delen ervan.
Implicaties  : 
  • Het bestaan van de verschillende soorten gegevens in de keten is bekend en het is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.
  • Het is duidelijk (bijvoorbeeld dmv. een stelsel van verbonden catalogi) welke gegevens binnen de keten waar (bij welke ketenpartner) beschikbaar zijn.
  • Er is een generiek mechanisme om gegevens bij andere ketenpartners op te vragen. Hier door kan het gebruik van nieuwe gegevens met minimale menselijke tussenkomst gerealiseerd worden.
  • Er is een mechanisme beschikbaar om per (soort) gegevensdeling de doelbinding te kunnen vastleggen en controleren
  • De keten maakt enkele nadere afspraken zodat het opvragen van gegevens op uniforme wijze kan verlopen en het antwoord voorspelbaar is.
Aandachtspunten  : 
  • De term “vreemdelingenbeeld” (zie ook BSA5) hebben we in dit principe laten vervallen. Dat ging als begrip een eigen leven leiden en werd soms een doel op zich; niet een middel. Doel is (medewerkers) bij ketenpartners adequaat te informeren zodat zij hun werk goed kunnen uitvoeren. Bovendien is het delen van gegevens middels één generiek vreemdelingenbeeld niet meer in lijn met eisen rondom privacy-by-design.
  • Het gaat in dit principe (in aanvulling op principe 1B) ook deels over (proces)informatie die niet zomaar voor de vreemdeling beschikbaar is, maar bijvoorbeeld voor het plannen of voorspellen van processen.
ArchiMate-views  : 
Relaties  : 
Contextdiagram
Door adequaat gegevens te delen tussen ketenpartners, zorgen we dat de juiste gegevens op het juiste moment beschikbaar zijn en werken we één van de belangrijkste belemmeringen voor het gestroomlijnd kunnen samenwerken weg. Met ‘benodigd’ wordt bedoeld dat de op te vragen gegevens (aantoonbaar) benodigd zijn in het vragende proces; dat hiervoor doelbinding is vanuit het opvragende proces en dat er niet teveel en geen overbodige gegevens opgevraagd worden (dataminimalisatie). Met ‘het juiste moment’ wordt bedoeld dat de gegevens direct wanneer nodig opgevraagd kunnen worden bij een andere ketenpartner of ketenvoorziening. Dit stelt enerzijds eisen aan het mechanisme om gegevens uit te kunnen wisselen, maar vereist anderzijds ook een bredere verandering in de samenwerking, waarbij we in de keten toewerken naar gegevensdeling ‘by design’. Dit betekent dat we bij het realiseren van de opslag van relevante gegevens voor eigen gebruik direct al rekening houden met het toekomstig kunnen delen hiervan. Door deze gegevens goed te standaardiseren en beschrijven, zodat ze middels een catalogus naar de keten gepubliceerd kunnen worden, wordt de drempel voor het hergebruik van gegevens door andere ketenpartners binnen de keten (mits deze beschikken over de juiste doelbinding) verlaagd. (Principle) De benodigde informatie is op het juiste moment beschikbaar Goal Real-time inzicht in ketengegevens Goal Snelheid digitalisering omhoog Goal Hergebruik gegevens eenvoudiger De migratieketen bestaat uit een aantal ketenpartners die elk hun eigen processen en deelprocessen uitvoeren voor de vreemdeling. Denk aan behandelen van een asielaanvraag door de IND; het uitvoeren van het I&R-(deel)proces door de Politie en het opvangen van asielzoekers door de COA. Zeker in de kleine keten, maar ook breder geldt dat deze processen vaak afhankelijk zijn van elkaar. Opvangsoort (POL, COL, AZC) verandert naar gelang de asielprocedure, een uitzetting kan soms pas doorgaan als de uitspraak door de Raad van State is geweest, als het identificatie & registratieproces stokt, dan stokt ook de verdere doorstroom in het asielproces en de opvang. Het is een uitdaging om voldoende doorstroming (oftewel ‘flow’) in de keten te krijgen, zodat de vreemdelingen zonder opstopping door de verschillende processen ‘stromen’. Zo worden doorlooptijden verkort, gaat de doelmatigheid omhoog en de foutenlast omlaag. Met name in het asielproces, met variabele instroom en soms stokkende uitstroom is dit van belang. Dit is een bekend principe uit de logistiek, waarbij ‘tussenvoorraden’ tussen de verschillende (deel)processen worden voorkomen en er bijvoorbeeld met een “pull-systematiek” (“kanban”) in de keten wordt gewerkt. Met dien verstande dat we het hier wel over mensen hebben en de menselijke maat te allen tijde belangrijk blijft. Deze ketenarchitectuur gaat echter niet over de bedrijfsvoering van de ketenpartners, maar over de samenwerking in de keten. Daarom kiezen we bij dit thema voor een meer decentrale insteek op basis van het delen van informatie. Deze vorm van regie past beter bij de inrichting en aansturing van de keten met daarin de nadruk op de eigen verantwoordelijkheid van de ketenpartners. Door optimaal gegevens te delen tussen de ketenpartners over de (status van) processen en de vreemdelingen, ook op geaggregeerd niveau, werken we een van de belangrijkste belemmeringen om tot een goede flow in de keten te kunnen komen weg. Op de juiste manier acteren op deze informatie is dan een verantwoordelijkheid van de individuele ketenpartners zelf. Het doel ‘Grip op migratie’ heeft een afwijkende kleur. Dit komt omdat deze niet rechtstreeks uit het [[overzicht van businessuitdagingen bij de ketenpartners]], maar uit het regeerakkoord komt. (Grouping) Thema 2: Gestroomlijnd Samenwerken RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship CompositionRelationship Deze svg is op 25-04-2024 11:09:00 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 25-04-2024 11:09:00 CEST

Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 25 apr 2024 om 11:08.