Bedrijfsdiensten

Inleiding

Bedrijfsdiensten zijn, naast 'Actoren en Rollen', Bedrijfsprocessen en Bedrijfsobjecten het vierde onderdeel van de MIRA Bedrijfsarchitectuur. Waar actoren beschrijven ‘wie’ er betroken zijn in de keten, beschrijven de bedrijfsdiensten ‘wat’ er wordt gedaan: welke diensten worden er door de keten geleverd aan wie. De bedrijfsprocessen geven dan aan ‘hoe’ deze diensten worden gerealiseerd.

Doordat de bedrijfsdiensten de verbinding maken tussen de bedrijfsprocessen van de keten en de actoren in de vorm van afnemers, bieden de bedrijfsdiensten een waardevol aanvullend perspectief op de keten. Bovendien kunnen de bedrijfsdiensten als op zichzelf staande onderdelen van een bedrijfsproces worden gezien wat de discussie vergemakkelijkt.

Het doel van de bedrijfsdiensten in de MIRA is dan ook het geven van inzicht in wie welke diensten levert en wie daarvan de afnemers zijn. Dit is nuttig in diverse gesprekken binnen de keten over dienstverlening aan de vreemdeling. Ook in relatie tot informatievoorziening vormen de bedrijfsdiensten de basis voor het gesprek over bijvoorbeeld welke diensten je digitaal wilt aanbieden aan wie en via welk kanaal. Zie deze pagina voor een gedetailleerde beschrijving van de samenhang tussen bedrijfsdiensten, bedrijfsprocessen en hun aanbieders en afnemers.

Externe Bedrijfsdiensten Migratieketen

Hieronder geven we een overzicht van de Bedrijfsdiensten van de Migratieketen. Dit zijn de diensten die door de ketenpartners aan hun ‘klanten’ worden aangeboden. Afnemers en aanbieders van deze diensten komen voor op de plaat Actoren en Rollen.

In de plaat met actoren en rollen hebben we de diverse typen vreemdeling als rollen weergegeven. In onderstaande platen proberen we de afnemer van een dienst zo specifiek mogelijk te benoemen. Een belangrijk criterium om een aparte categorie vreemdelingen te benoemen is een onderscheid in af te nemen diensten. Dus dat zou hier zichtbaar moeten zijn. Op deze plaat zijn de diensten van de ‘Ketenpartners’, ‘Samenwerkingspartners van de keten’, en de belangrijkste diensten van de ‘Overige Dienstverleners aan vreemdelingen’ weergegeven.

Om het overzicht te bewaren hebben we de diensten gesplitst in ‘Regulier’, ‘Asiel’, ‘Samenleving’ en ‘Algemeen’. De laatste categorie zijn de diensten die door (vrijwel) alle soorten vreemdelingen afgenomen kunnen worden. De namen van de bedrijfsdiensten moeten voor zichzelf spreken, deze zijn niet nog eens van een definitie voorzien. De bijbehorende bedrijfsprocessen kennen wel allemaal een definitie.

Bedrijfsdiensten Regulier

Onderstaande plaat toont de bedrijfsdiensten voor het domein ‘regulier’.

Selecteer een kleurenweergave :

In deze figuur zien we de vreemdeling met 5 rollen. ‘Nareiziger’ is hier bijzonder. Die komt ook voor bij Asiel. Daarnaast nemen ook de “Referent’ en meer in het bijzonder de “Erkend Referent” in dit domein nog diensten af van de ketenpartners. Een referent kan een Verblijfsvergunning Regulier, een Visum KVV of een verlenging aanvragen namens de vreemdeling . Dit geldt ook voor de Erkend Referent. Die neemt als dienst ook nog de ‘Erkenning’ zelf af. Voorlichting is hier iets wat we in generieke zin doen tbv. alle soorten vreemdelingen in regulier. Helemaal rechts in de figuur staan de Ketenpartners die de diensten aanbieden.

Bedrijfsdiensten Asiel

Onderstaande figuur toont de Bedrijfsdiensten in het domein “Asiel”.

Selecteer een kleurenweergave :

We zien weer de vreemdeling, met 6 specifiekere rollen. Een AMV'er is een verbijzondering van een Asielzoeker. Deze neemt naast de diensten van de Asielzoeker ook de diensten AMV-begeleiding (‘Jeugdhulp’) en Voogdij af. Wel begeleide minderjarigen kunnen ook jeugdhulp afnemen. Voogdij wordt geleverd door NIDOS. Dat is geen Ketenpartner in de Migratieketen, maar een derde dienstverlener (daarom het andere kleurtje). Omdat mede hierdoor de omgang met AMV'ers anders is dan die met gewone Asielzoekers, hebben we deze toch getekend. Dit geldt ook voor de medische zorgverlening door GZA. Naast Asielzoekers, kunnen ook Nareizigers en de Advocaat (namens de Asielzoeker) een Asielvergunning aanvragen.

Merk op dat het onderscheid tussen de verschillende rollen in de praktijk iets minder strikt is. Een Asielzoeker wordt bij het verkrijgen van een Verblijfsvergunning Asiel een Statushouder en wordt dan in principe gehuisvest door een gemeente. Maar in de praktijk zit hier enige vertraging op, waardoor ook een Statushouder nog langer van de diensten van COA en bv. GZA kan blijven genieten.

Bedrijfsdiensten Algemeen

Algemene bedrijfsdiensten zijn diensten die door veel/dan wel door alle soorten vreemdelingen kunnen worden afgenomen. Bijvoorbeeld het beroep/bezwaar of hoger-beroep behandeling: alle soorten vreemdelingen kunnen tegen besluiten in beroep gaan.

Selecteer een kleurenweergave :

Ook regie op vertrek door DTenV staat hier gemodelleerd. Dit zal meestal (>90% van de gevallen) in de context van Asiel plaatsvinden, maar ook onrechtmatig verblijvende vreemdelingen kunnen hiermee te maken krijgen.

Tot slot zijn er ook enkele algemene “deeldiensten” te onderkennen. Deze staan links in de figuur weergegeven. Dit zijn geen zelfstandige bedrijfsdiensten, maar deeldiensten die altijd gepaard gaan met het afnemen van een andere dienst, zoals het inzien van de status van een aanvraag, het kunnen aanleveren van aanvullende (bewijs)stukken, etc. Daarom hebben ze een ander kleurtje gekregen. Voor het optimaliseren van de (digitale) dienstverlening aan vreemdelingen kan het nuttig zijn om over de verschillende domeinen en bedrijfsprocessen heen naar deze deeldiensten te kijken en deze zo generiek mogelijk te ontwerpen.

Bedrijfsdiensten Samenleving

Onderstaande plaat toont tot slot de diensten die de ketenpartners van de migratieketen leveren aan de ‘Samenleving’. Dus niet aan één specifieke vreemdeling of vertegenwoordiger ervan.

Selecteer een kleurenweergave :

Deze plaat spreekt voor zichzelf. De overlap tussen Politie en KMar komt met name door de rol van de Zeehavenpolitie.

Interne Bedrijfsdiensten Migratieketen

Naast de diensten die de ketenpartners leveren aan de ‘klant’: vreemdelingen, advocaten/referenten of de samenleving, leveren de ketenpartners binnen de migratieketen ook diensten aan elkaar. Dit noemen we “interne bedrijfsdiensten”. Dit zijn diensten die een andere ketenpartner nodig heeft om een dienst te kunnen verlenen aan de vreemdeling.

Hierin zien we twee groepen diensten: 'Logistieke of expertisediensten' en 'Informatiediensten'. Voorbeelden van logistieke diensten zijn bv het vervoeren van vreemdelingen door DJI (Dienst Vervoer en Ondersteuning) of de ondersteuning door COA bij het brengen van Asielzoekers naar een afspraak. Voorbeelden van Expertisediensten zijn het controleren van een Paspoort op echtheid door de KMar (ECID) of het geven van advies omtrent de uitzetbaarheid van een vreemdeling door DTenV. Het afnemen en leveren van informatiediensten, ten slotte, gebeurt veel in de keten. Hierbij vraagt de ene ketenpartner gericht informatie op bij een of meerdere andere ketenpartners.

Uiteraard kunnen ketenpartners ook diensten van derden betrekken, zoals catering of schoonmaak. Deze zijn niet relevant voor de keten en nemen we dus niet mee in de bedrijfsarchitectuur.

Samenwerking dmv. Interne bedrijfsdiensten

Door de bril die we in de MIRA bedrijfsarchitectuur hebben opgezet, zie Kaders voor Bedrijfsprocessen, beschouwen we de samenwerking in de keten (ook wel eens "ketenprocessen" genoemd) als ketens van zelfstandige bedrijfsprocessen van afzonderlijke ketenpartners. Deze zijn aan elkaar gekoppeld door het onderling leveren van dit soort interne bedrijfsdiensten.

Het perspectief van de bedrijfsarchitectuur levert soms een iets ander beeld op dan wat gangbaar is in de keten. De verantwoordelijkheid voor het identificatie- en registratie-proces ligt bijvoorbeeld wettelijk bepaald bij de Politie en/of de KMar. Maar identificatie is, gezien vanuit het standpunt van de bedrijfsarchitectuur, een interne dienst die bijdraagt aan het bedrijfsproces “Behandelen Asielaanvraag” van de IND. Het "geïdentificeerd worden” levert immers geen zelfstandige waarde voor de vreemdeling en is dus geen zelfstandig bedrijfsproces. Je zou kunnen zeggen dat de wetgever hier al een deel van de beslissingen over het uitbesteden van diensten voor ons heeft gemaakt.

Door de samenwerkingen in de keten zoveel als mogelijk in termen van deze “interne diensten” tussen bedrijfsprocessen te beschouwen, komen de afhankelijkheden en de samenhang in de keten beter in beeld. Hiermee voldoen we aan het principe 2B: Het beheersen van de wederzijdse afhankelijkheid is een gezamenlijke plicht. Per interne dienst kunnen en moeten dan afspraken gemaakt worden over de SLA (bv. responstijd, te verwachten aantallen en kwaliteit).

Ook voor de uitwerking in de informatievoorziening is het belangrijk dat het duidelijk is dat het om een verzoek om het leveren van een interne dienst gaat. Daar hoort dan een vooraf afgesproken set informatie en antwoord bij.

Logistieke of Expertise diensten

Er is een verschil tussen het bedrijfsmodel en de dagelijkse praktijk. Er wordt in de dagelijkse praktijk in de keten keten goed samengewerkt door de ketenpartners. Het is enerzijds niet de rol van een bedrijfsarchitectuur om deze samenwerkingen allemaal in kaart te brengen, laat staat te onderhouden. Anderzijds is er verschil tussen de formele (juridische) en daadwerkelijke realiteit in samenwerking. Om een willekeurig voorbeeld te noemen: in de regel is een asielzoeker zelf verantwoordelijk voor het zich op tijd melden bij een afspraak met de IND of DTenV. In de praktijk zullen er toch situaties voorkomen, waarbij COA de asielzoeker naar het gehoor verwijst of zelfs begeleidt, of waarbij een medewerker DTenV ondersteund wordt in het vinden van de juiste vreemdeling op een opvanglocatie. Een voorbeeld wat nog ingewikkelder wordt wanneer COA een deel van haar taken weer uitbesteedt aan een derde partij, bijvoorbeeld het bewakingsbedrijf.

Hieronder geven we per soort dienst toch enkele aansprekende voorbeelden van interne diensten in de keten. Doel van deze voorbeelden is niet om uitputtend te zijn, maar om het gesprek over samenwerking in de keten te kunnen voeren. Op de actoren en rollen-plaat is dit het "oortje" linksbovenaan de rol ketenpartner.

Selecteer een kleurenweergave :

Dit zijn nog maar enkele voorbeelden. In de praktijk zijn er in de migratieketen tientallen, zo niet meer van dit soort interne, aan elkaar geleverde diensten. Hierdoor ontstaat de samenhang en de samenwerking in de keten.

De plaat laat zien dat er interne diensten zijn die door alle, danwel door één of meerdere specifieke ketenpartners kan worden afgenomen. De bedrijfsprocessen die deze interne diensten leveren staan voor een deel ook op het Processenlandschap. Uiteraard onder "Ondersteunende Bedrijfsprocessen voor de keten". Zie bijvoorbeeld Vertegenwoordeigen Ketenpartners in Hoger Beroep, of Adviseren Ketenpartners. Maar ook hier is compleetheid geen doel voor deze bedrijfsarchitectuur.

De meeste van deze expertise of logistieke diensten zullen niet binnen enkele (milli)seconden geleverd kunnen worden. Hier hoort dan ook een asynchroon communicatiepatroon bij.

Informatiediensten

Er worden heel veel soorten informatie gedeeld in de keten, maar grofweg komt dit voor de bedrijfsarchitectuur telkens neer op het zelfde patroon: Ketenpartner levert informatiedienst aan een of meerdere andere ketenpartners.

In de meeste gevallen zijn dit gegevens van de ene ketenpartner over de vreemdeling die voor andere ketenpartners ook relevant zijn. Dit kunnen we uitsplitsen in honderden berichtstromen: gegevens over de vreemdeling, gegevens over de voortgang van zijn procedure, gegevens over de verblijfplaats van de vreemdeling, etc.

In onderstaande figuur hebben we dit opgenomen als een "Keten Informatiedienst". Daarnaast zijn er ook nog veel afspraken tussen ketenpartners onderling over het delen van informatie. Dit noemen we een "Bilaterale Informatiedienst".

Hier zit een mogelijke overlap met de hierboven genoemde "expertisediensten". Het resultaat van het gevraagd toepassen van expertise is namelijk ook informatie. Voor deze architectuur is dit onderscheid echter irrelevant.

Selecteer een kleurenweergave :

Merk op dat het hier nergens gaat over hoe deze informatiedienst wordt gerealiseerd. In veel gevallen zal dit via de ketenvoorzieningen lopen, die beheerd worden door DIV io. in opdracht van DRM. In de bedrijfsarchitectuur is dit echter niet van belang. Dat is iets voor in de informatiearchitectuur.

In de inleiding over de Migratieketen zijn twee patronen beschreven: verlenen van diensten en verkrijgen van informatie. Het verschil zit hem erin of de informatie kant-en-klaar beschikbaar is, of dat deze nog verzameld en/of bewerkt moet worden. In het eerste geval is het patroon 'verkrijgen van informatie' van toepassing (synchroon). In het tweede is er sprake van het patroon 'verlenen van diensten' en zal de uitwerking asynchroon zijn.

In bovenstaande plaat is ook nog de verstrekking van informatie uit de keten aan derden getekend. Hierbij kan gedacht worden aan partijen uit andere ketens, of andere overheidsorganisaties rond de Migratieketen. In veel gevallen zal dit bilateraal van een specifieke ketenpartner naar een specifieke derde lopen. In enkele gevallen zijn deze informatiediensten op ketenniveau in beeld, zie hiervoor de actoren in het blokje "Externe Afnemer Keten-IV-diensten". Merk op dat de relatie die in de actoren en rollen-plaat een iets andere is dan hier wordt bedoeld. Deze representeert de dienst van het beschikbaar stellen van de informatievoorziening (IV) (ic. een inkijkvoorziening) aan deze derde partijen.

Het is belangrijk dat alle informatiediensten in de keten goed in beeld zijn en dat er per verstrekking goede keten- of bilaterale afspraken zijn gemaakt over o.a. SLA en DPIA.

Afspraken over de keteninformatiediensten maken we op ketenniveau.
Afspraken over bilaterale informatiediensten worden gemaakt tussen de twee ketenpartners onderling. Deze afspraken zijn op ketenniveau dus niet in beeld.
Afspraken over de diensten van de keten (door meerdere ketenpartners, of vanuit de centrale voorzieningen) aan derden zijn maken we op ketenniveau.
Afspraken over diensten van individuele ketenpartners aan derden worden bilateraal gemaakt.

Het verdient binnen de keten de aanbeveling om zoveel mogelijk informatiediensten als keteninformatiediensten te beschouwen. Het is immers niet altijd te voorspellen of er vanuit andere ketenpartners ook nog behoefte aan deze diensten kan zijn. En op deze manier kan ook de generieke keteninfrastructuur worden gebruikt. Voor uitwisseling met derden geldt een iets andere insteek. Het is niet de Migratieketen die lid is van andere ketens zoals de inburgeringsketen of de strafrechtketen, of die diensten afneemt van generieke voorzieningen zoals het CDD, maar de individuele ketenpartners, bijvoorbeeld het COA of de Politie. Het ligt dan ook voor de hand om deze derden-informatiediensten zovele mogelijk bij de betreffende ketenpartners te leggen.

Europese diensten

Net als dat ketenpartners binnen de keten interne diensten aan elkaar leveren, gebeurt dit ook in Europese context. In de samenwerking met andere Europese instanties, worden ook diensten aan elkaar geleverd.

Op de actoren en rollen-plaat is dit de pijl "levert diensten aan" tussen Europese Ketenpartner en de rol Ketenpartners.

Enkele voorbeelden zijn:

Het doen of ontvangen van een Dublin claim uit een andere lidstaat;
Een verzoek om verificatie van een identiteit/het oplossen van een “geel linkje” in het geval van twijfels over iemands identiteit;
Het opvragen van achtergrondinformatie over een aanvrager.

Selecteer een kleurenweergave :

Dit kunnen dus zowel logistieke of expertisediensten als informatieverstrekkingen zijn. Ook hier zullen veel, zo niet alle, diensten via de JBZ-systemen van EU-lisa verlopen. Maar in essentie zijn het diensten die door de ene Europese Ketenpartner worden geleverd aan een of meerdere andere. In vrijwel alle gevallen zullen dit zowel diensten zijn die Nederlandse ketenpartners af kunnen nemen van Europese, als andersom.